Come funziona la gestione degli archivi e documenti al giorno d’oggi? Molto è cambiato, dobbiamo ammetterlo: l’archiviazione cartacea è stata in parte sostituita dall’archiviazione digitale. Del resto, in quest’epoca tecnologica, era solo questione di tempo prima che potessimo affidarci a servizi professionali (e soprattutto sicuri) per gestire i documenti cartacei nel migliore dei modi, senza problemi.
Fino a qualche decennio fa, in ogni ufficio o azienda c’era sempre un archivio cartaceo stipato di documenti. Il ciclo di vita di un documento non è cambiato rispetto al passato, ma di certo è stato modificato il suo metodo di conservazione. Un documento passivo o attivo oggi può essere tenuto al sicuro anche nella versione digitale, senza perdere il suo valore legale. Se vuoi provare, scopri il servizio di gestione archivi e documenti sgaservice.com.
Gestione archivi e documenti: come impostarla nel migliore dei modi?
Di base, dobbiamo considerare un aspetto essenziale: l’archivio va tenuto in ordine, suddiviso per categorie, e soprattutto dobbiamo sempre avere la possibilità di consultarlo quando più ne abbiamo bisogno. Dimentica i cassetti pieni di documenti cartacei, perché è possibile renderli fruibili in poco tempo grazie al web, limitando in questo modo il consumo di carta.
Immaginiamo di poter avere a nostra disposizione un archivio digitalizzato e indicizzato in base alle nostre esigenze. Suddiviso per categorie, strutturato in modo tale da essere utile in qualsiasi momento e anche per chiunque, dai dipendenti fino ai datori di lavoro. Un enorme passo in avanti rispetto al passato, quando invece si doveva consultare l’archivio cartaceo, che, sì, aveva i suoi vantaggi, ma oggi è considerato un metodo obsoleto.
Gestione dell’archivio cartaceo: è ancora attuale?
In parte, sì, l’archivio cartaceo non è stato soppiantato del tutto dal digitale. L’archiviazione di documenti cartacei, in ogni caso, permette di non perdere alcun foglio importante. Sga Service mette a disposizione della sua clientela ben due depositi in grado di conservare fino a 2.000.000 raccoglitori. Un numero abnorme, considerando che in questo modo potremo liberare il nostro ufficio, ma non solo. Grazie all’archiviazione cartacea presso i depositi di Sga Service, abbiamo anche la possibilità di proteggere i documenti nel migliore dei modi, senza temere furti o che possano rovinarsi sul lungo termine.
Gestione dell’archivio digitale: vantaggi
Il progetto di archiviazione digitale è aperto a chiunque abbia bisogno di tenere nel migliore dei modi i propri documenti, ma senza averli per forza in formato cartaceo anche in ufficio. Tutte le carte in questo caso saranno raccolte mediante un opportuno servizio in DVD e tutto sarà sempre fruibile via web. Non c’è un limite alle volte che possiamo visionare i documenti: del resto, sono nostri.
La digitalizzazione degli archivi è ormai un must imperdibile per le aziende e per gli uffici, sia PMI che di grandi dimensioni. Bisogna rispondere a una mole di documenti sempre più incredibile, anche perché con il web e la tecnologia ne continuiamo a creare. La carta, certo, non va a inquinare quanto la plastica, ma abbatterne l’uso è di certo una soluzione interessante, anche per promuovere la filosofia green in qualità d’azienda.
A chi rivolgersi
Sga Service ti offre un servizio immediato: può proporti la conservazione di documenti cartacei e digitali. Ciò significa che puoi sia mantenere i documenti in carta, che trasformarli con il digital. La scelta è solo tua: ciò che è importante da sapere è che sono dei veri e propri professionisti del settore.
Possono digitalizzare la totalità del tuo archivio, o solo una parte, indicizzandolo in base ai criteri e alle esigenze della tua azienda. Quali sono le caratteristiche alla base del progetto di digitalizzazione di archiviazione? Versatile, consultabile e affidabile. Ovviamente, verrà protetto con tutte le precauzioni del caso. Tutto ciò fa parte in ogni caso anche della trasformazione digitale – che viene di solito seguita dallo Chief Digital Officer – ormai in atto da quando il web è diventato sempre più essenziale.
